Dans une entreprise, qu’il s’agisse d’un grand groupe ou d’une TPE/PME, l’archivage de document d’entreprise est un poste important et stratégique. En effet, de nombreux documents administratifs et commerciaux se doivent d’être conservés et accessibles facilement, pendant de longues années. Ils peuvent servir à l’entreprise, pour des bilans, mais aussi aux actionnaires, aux employés, voire à la justice. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de les perdre.
Voici à titre indicatif les durées moyennes d’archivage des papiers administratifs et documents commerciaux.
Correspondance commerciale: 10 ans
Dossiers clients: 10 ans
Contrats commerciaux importants: 10 ans
Autres contrats commerciaux: 10 ans
Accords industriels: 10 ans
Commandes clients: 10 ans
Commandes fournisseurs: 10 ans
Tous documents de transport intéressant les douanes: 3 ans
Parce que l’archivage des papiers administratifs et autres documents d’entreprise prend de la place, et qu’il n’est pas toujours facile d’en trouver, vous pouvez faire appel à une entreprise d’archivage professionnelle. ABX VOTRE-BOX est une entreprise d’archivage disposant de grandes surfaces, réparties dans des containers individuels ultra-sécurisés et assurant la protection des documents papiers et numériques contre les vols, mais aussi la poussière et l’humidité.
Exemple de boxes d'archivage de document d'entreprise (à titre indicatif)
VOTRE-BOX d'archivage de document d’entreprise de 10 m3 : 300 boîtes à archives env.
VOTRE-BOX d'archivage de papiers administratifs de 16 m3 : 490 boîtes à archives sur rayonnage.
VOTRE-BOX pour entreprise d'archivage de 33 m3 : 900 boîtes à archives sur rayonnage.
Location de pièces individuelles fermées à clé et gardiennées, appelées boxes ou abriboxes. Le client détient seul la clé de son boxe de stockage, il accède à son box quand bon lui semble 24h/24, 7j/7 et directement avec son véhicule camionnette ou camion. Il n'y a pas d'engagement de durée, la location se fait au mois, au jour, à l'année. Les formalités administratives sont réduites (pièces d'identité et RIB).
À la résiliation du contrat de location, il est restitué les 2 clés mises à disposition. Le barillet est immédiatement changé et il part sur un autre site. Ainsi, une personne qui aurait refait des clés, n’a aucune chance de pouvoir ouvrir un container du site. Un module de gestion informatisé du suivi des barillets permet ainsi d’assurer une sécurité supplémentaire (système de fermeture sécurisé – cf photo ci-dessous).
-Pas d'engagement long terme.
-Pas de taxes foncières.
-Pas de taxes d’habitation, etc...
-Prélévements automatiques.
-Pas de droit d’entrée.
-Pas de frais de dossier, ne payez que les jours effectués (le mois d’entrée, comme le mois de départ).
Le préavis de résiliation est de 15 jours.
